Planeador de tareas
Introducción
El Planeador de tareas es el módulo de CheckOP donde cada responsable deja por escrito, antes de que empiece un período, qué clientes va a atender y qué día. Al publicarlo, ese plan se convierte en Tareas normales de CheckOP y, al final del período, el módulo lo compara contra lo que realmente se ejecutó.
No es un calendario adicional ni un segundo sistema de tareas: lo que se planea termina siendo una Tarea que se ejecuta en la APP o en la WEB como cualquier otra.
| Momento | Qué se hace |
|---|---|
| Antes: comprometer | El coordinador crea el período y define quiénes participan. Cada responsable arma su plan día por día y lo publica. |
| Durante: ejecutar | El plan publicado ya son Tareas. El responsable las ejecuta y, si hace falta, mueve fechas dentro del período dejando el motivo. |
| Después: medir | El módulo calcula qué se cumplió, qué no se hizo, qué fue espontáneo y qué parte de la cartera se atendió. |
Ubicación de la Función
Esta funcionalidad se encuentra en la pestaña Planeación.
Nota: cada cuenta puede renombrar los módulos. En algunas capturas de esta sección la cuenta de ejemplo llama «Solicitudes» al módulo de Tareas; en tu cuenta aparecerá el nombre configurado. Los clientes y usuarios de las capturas son datos de prueba.
WEB y APP
- WEB: se crean los períodos, se programa, se publica y se consultan los indicadores.
- APP: el responsable ve y ejecuta sus Tareas de período, y puede moverles la fecha dentro del período indicando el motivo.
Conceptos clave
| Concepto | Qué es |
|---|---|
| Período | Rango de fechas con responsables, fecha de corte y tope de clientes por día. Es el contenedor del compromiso. |
| Responsable | Usuario que participa en el período y tiene su propio plan dentro de él. |
| Plan | Lo que un responsable programó en un período: la lista de clientes por día. |
| Cliente programado | Una línea del plan: un cliente, un día, un formulario y, si aplica, subproceso y servicio. |
| Borrador | Cliente programado y guardado que todavía no es Tarea. No cuenta en los indicadores. |
| Publicar | Convertir los clientes programados en Tareas de CheckOP. Lo publicado es lo comprometido. |
| Tarea de período | Tarea que nació de publicar un plan. No se elimina mientras exista el período y su fecha solo se mueve dentro de él. |
| Cartera | Clientes activos de los que el responsable es responsable o con los que está compartido. |
| Visita espontánea | Tarea ejecutada por el responsable dentro del período que no salió de ningún plan. |
| Fecha de corte | Plazo acordado para tener el plan publicado. Es una referencia: no bloquea nada. |
Antes de empezar
El Planeador se apoya en datos que ya existen en CheckOP. Revisa esto antes del primer período:
| Qué | Para qué lo usa el Planeador | Obligatorio |
|---|---|---|
| Usuarios activos | Son los responsables que se agregan al período. | Sí |
| Formularios | Cada cliente programado lleva un formulario: es el que se diligencia al ejecutar la Tarea. | Sí |
| Clientes con responsable o usuarios compartidos | Definen la cartera de cada responsable, base de los indicadores Sin programar y Cobertura. | Sí |
| Subprocesos y servicios | Se pueden asociar a cada cliente programado. El formulario puede proponerlos. | Opcional |
| Sincronización de calendario con Outlook | Si la cuenta la tiene activa y el responsable conectó su calendario, cada Tarea publicada crea un evento y el Planeador muestra su agenda. | Opcional |
| Integración de formularios con HubSpot | Si el formulario integra con HubSpot, la Tarea publicada se sincroniza. | Opcional |
Para que alguien vea el módulo, su perfil debe tener habilitado Planeación. Revisa Permisos.
¿Cómo Funciona?
El Planeador de tareas sigue el recorrido de un período: se configura, se prepara, se compromete, se ejecuta y se mide. Para conocer cada paso en detalle revise: