Clientes y Ubicaciones | Clientes

Clientes: Cada cliente registrado en CheckOP puede tener una ubicación asociada, lo que permite identificar de manera precisa dónde se deben realizar las tareas operativas.

Vinculación a Tareas Operativas: Aunque no todas las tareas requieren estar asociadas a un cliente específico, en muchos casos es fundamental. Por ejemplo, cuando un técnico debe realizar una reparación o mantenimiento en las instalaciones de un cliente, el módulo permite vincular la tarea a esa ubicación en particular, proporcionando georreferenciación y otros detalles relevantes para la ejecución.

Flexibilidad:

• El módulo es opcional en las tareas, ya que no todas las operaciones necesitan asociarse a un cliente
• Algunas tareas pueden ser internas o generales y no requieren esta relación

Objetivo

Configurar y gestionar la información de los clientes y sus ubicaciones geográficas.

Proceso:

1. Acceda al módulo de Clientes
2. Seleccione la opción Nuevo Cliente
3. Complete los siguientes campos:
   • Código único: Número de identificación fiscal o nomenclatura personalizada (ej: 001)
   • Nombre: Nombre del cliente (ej: ACMIC)
   • País: País donde se ubica el cliente (ej: Colombia)
   • Departamento: Departamento o estado (ej: Bogotá, Distrito Capital)
   • Ciudad: Ciudad específica (ej: Bogotá)
   • Dirección: Dirección física del cliente (opcional)
4. Guarde el registro

Proceso:

1. Durante la creación o edición del cliente
2. Active la opción "Ubicación geográfica del cliente"
3. Se habilitará la opción para buscar directamente la dirección
4. Ingrese la dirección en el campo de búsqueda
5. El sistema generará automáticamente las coordenadas GPS

Funcionalidad:

• Permite georreferenciar la ubicación exacta del cliente
• Facilita la asignación de tareas con ubicación específica
• Mejora la planificación de rutas para técnicos en campo

Proceso:

1. Localice el cliente en la lista
2. Seleccione la opción Editar
3. Modifique los campos necesarios
4. La edición incluye la posibilidad de cambiar la ubicación geográfica
5. Guarde los cambios

Proceso:

1. Localice el cliente en la lista
2. Seleccione los 3 puntos
3. Seleccione la opción Eliminar
4. Confirme la eliminación

Consideraciones:

• La eliminación afectará las referencias en tareas asociadas
• Considere inactivar el cliente en lugar de eliminarlo si tiene historial de tareas

Proceso:

1. Durante la creación o edición del cliente
2. En el campo "Usuario asignado"
3. Seleccione el usuario que será propietario del contacto
4. Solo aparecerán usuarios registrados en el sistema

Funcionalidad:

• Permite definir responsabilidad sobre cuentas específicas
• Facilita la organización por territorios o especialidades

Proceso:

1. Acceda al módulo de Clientes
2. Seleccione Opciones → Importar registros
3. Descargue la plantilla de Excel proporcionada
4. Complete la plantilla con la siguiente información:

Campos de la Plantilla:

• Código de cliente (requerido): Identificador único del cliente
• Nombre de cliente (requerido): Nombre del cliente
• País (requerido): País del cliente
• Departamento (requerido): Departamento o estado
• Ciudad (requerido): Ciudad del cliente
• Dirección (opcional): Dirección física
• Usuario asignado (opcional): Correo electrónico del usuario responsable
• Latitud (opcional): Coordenada de latitud para geolocalización
• Longitud (opcional): Coordenada de longitud para geolocalización
• Campos dinámicos: Campos personalizados previamente configurados

Obtención de Coordenadas GPS:

1. Vaya a Google Maps
2. Localice la dirección del cliente
3. Haga clic derecho sobre la ubicación exacta
4. Seleccione las coordenadas que aparecen
5. Copie la latitud (primer número) y longitud (segundo número)
6. Ingrese estos valores en las columnas correspondientes de la plantilla

Carga del Archivo:

1. Guarde la plantilla completada
2. Use el botón "Cargar datos"
3. Seleccione el archivo de Excel
4. Confirme la importación

Validaciones:

• El sistema no permitirá la importación si hay errores en campos requeridos
• Los emails de usuarios asignados deben existir en el sistema
• Si hay fallas, el sistema mostrará exactamente qué registros tienen problemas

Proceso:

1. Acceda al módulo de Clientes
2. Seleccione Opciones → Descargar registros
3. El sistema exportará un archivo con todos los campos configurados
4. Si existen campos personalizados, aparecerán dinámicamente en la exportación

Activación de Vista de Mapa:

1. En el módulo de Clientes
2. Active la opción "Vista de mapa"
3. Se mostrará un mapa con las ubicaciones de todos los clientes georreferenciados

Funcionalidades del Mapa:

• Filtros aplicables: Los clientes se pueden filtrar por país, estado activo/inactivo
• Información por cliente: Al pasar el mouse sobre un marcador se muestra:
  • Título del cliente
  • Número de identificación
  • Detalles del cliente
  • Status (activo/inactivo)
• Navegación: Opción "Cómo llegar" que abre Google Maps con la ubicación
• Controles: Ampliar, disminuir, limpiar filtros del mapa

Códigos de Color:

• Puntos verdes: Clientes activos
• Otros colores: Clientes inactivos

Opciones de Filtrado:

• Por país: Mostrar solo clientes de países específicos
• Por estado: Filtrar clientes activos o inactivos
• Por usuario asignado: Ver solo clientes asignados a usuarios específicos
• Búsqueda general: Campo de búsqueda para localizar clientes rápidamente

Funcionalidad en Mapa:

• Los filtros aplicados se reflejan también en la vista de mapa
• Solo se mostrarán los marcadores de clientes que cumplan con los criterios seleccionados