Planeador de tareas | Preguntas frecuentes
Introducción
Respuestas a las dudas más comunes sobre el Planeador de tareas. Cada respuesta enlaza al artículo donde se explica el tema completo.
Acceso y permisos
Soy responsable y no veo el período.
Está en Borrador (todavía no lo han abierto) o tu perfil no tiene el permiso Planeación. Revisa Permisos.
¿Un coordinador puede armar y publicar el plan de otra persona?
Sí, con Edición. Elige al responsable en la barra de Programación. Revisa Programar el plan.
Fechas y períodos
¿Para qué sirve la fecha de corte? ¿Bloquea la publicación?
No bloquea nada. Es el plazo que el coordinador le da al equipo para tener el plan publicado y el Resumen lo recuerda. Lo que cierra la programación es la fecha de inicio: desde ese día el período pasa a En curso. Se puede publicar después del corte mientras el período siga Abierto. Mira el ejemplo en Ciclo de vida y fechas del período.
¿Puedo planear días que ya pasaron?
No. El inicio de un período siempre debe ser posterior a hoy. Para registrar trabajo de días pasados, crea las Tareas desde el módulo de Tareas.
¿Qué pasa si creo dos períodos con fechas que se cruzan para el mismo usuario?
Al guardar, CheckOP avisa si el período se cruza en fechas con otro que no esté cerrado y comparte responsables. Puedes confirmar para guardarlo igual o rechazar para ajustar fechas o responsables. Revisa Crear, abrir y eliminar períodos.
¿Por qué no puedo abrir un Borrador?
Su fecha de inicio ya llegó. Edita las fechas para que el inicio sea posterior a hoy y vuelve a abrirlo.
Me equivoqué en las fechas o en los responsables y ya abrí el período.
Después de abrir solo se cambia el nombre (y el horario, si es de Fecha y hora). Si el período no sirve, quien tenga Eliminación de datos puede eliminarlo y crear uno nuevo. Las Tareas ya publicadas quedan en Tareas sin período.
¿Cómo borro planes de prueba o períodos que ya cerraron?
Los períodos se eliminan en cualquier estado, también los cerrados, con el permiso Eliminación de datos: Acciones > Eliminar, o Seleccionar para varios. Lo publicado queda en el módulo de Tareas sin período y desde ahí se puede eliminar con el flujo normal. Revisa Eliminar períodos.
¿Se cuentan sábados y domingos?
Sí. El calendario muestra todos los días del período, y el Techo y los Días usados los incluyen.
Programar y publicar
¿Puedo ver el calendario del responsable mientras programo?
Sí. El calendario del período muestra sus eventos de todo el día en Outlook (festivos, vacaciones) y sus bloques ocupados, que incluyen eventos de Outlook con hora y Tareas pendientes. Requiere que la cuenta tenga activa la sincronización de calendario y que el responsable haya conectado su Outlook. Revisa Agenda del responsable.
Un cliente aparece como ocupado. ¿Lo puedo programar igual?
Sí. El aviso informa que está en otro plan sin publicar o tiene una Tarea pendiente ese día, pero no bloquea.
¿El tope de clientes impide agregar más?
No, solo avisa.
En un período de Fecha y hora, ¿tengo que poner las horas antes de guardar?
No. El borrador se guarda sin horas; solo publicar las exige. Usa Asignar horas y Repartir horas para acomodarlas rápido.
¿Qué pasa si no publico antes de la fecha de inicio?
Lo que quedó en borrador no se convierte en Tareas, no cuenta como comprometido y se descarta al cerrar. Revisa Publicar el plan.
Ejecución y cambios
¿Puedo arrastrar una Tarea a una hora específica?
Sí, en la Agenda de la WEB, vistas Semana y Día. Una Tarea de fecha límite que se suelta en una hora pasa a fecha y hora con 1 hora de duración. Si es una Tarea de período y cambia de día, pide el motivo. En la APP no hay arrastre. Revisa Mover Tareas en la Agenda.
¿Puedo agregar clientes cuando el período ya empezó?
No al plan. Créalos como Tareas normales desde el módulo de Tareas; si se ejecutan dentro del período cuentan como espontáneas.
¿Puedo eliminar una Tarea publicada?
No, mientras exista el período. Si no se ejecuta queda como no realizada. Si cambia la fecha, muévela dentro del período e indica el motivo.
¿Qué pasa si una Tarea se ejecuta después del fin del período?
No cuenta como ejecutada en ningún período: en el suyo queda como no realizada. Revisa Resumen, Cumplimiento y cierre.
Reglas clave
- Permisos. Lectura: lo propio y solo en sus períodos. Creación: crear períodos. Edición: todo en la cuenta. Eliminación de datos: eliminar períodos. Exportación: el Excel de Cumplimiento.
- Fechas. El inicio debe ser posterior a hoy y el corte va desde hoy hasta el día anterior al inicio. Un Borrador con el inicio vencido no se abre.
- Borrador. No lo ven los responsables. Es el único estado en que se edita todo.
- Eliminar. Con Eliminación de datos, en cualquier estado. Lo publicado queda en Tareas sin período.
- Apertura. Es manual e irreversible. Fija fechas, corte, tope, tipo de programación y responsables.
- Ventana. Se programa y publica solo con el período Abierto, antes de la fecha de inicio.
- Formulario. Obligatorio para cada cliente programado.
- Avisos. Tope, corte, cliente ocupado, eventos de todo el día y cruces de horario avisan, no bloquean.
- Fecha y hora. Cada cliente lleva hora y duración. Publicar exige todas las horas.
- Publicar. Crea una Tarea por cliente, de fecha límite o con hora según el período. Volver a publicar solo agrega lo nuevo.
- Tareas de período. No se eliminan mientras exista el período. La fecha se mueve dentro del período y con motivo, también al arrastrarlas en la Agenda.
- Estados automáticos. En curso desde la fecha de inicio; Cerrado después de la fecha de fin.
- Cierre. Descarta borradores y deja los indicadores definitivos.
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