Clientes y Ubicaciones | Clientes

Clientes: Cada cliente registrado en CheckOP puede tener una ubicación asociada, lo que permite identificar de manera precisa dónde se deben realizar las tareas operativas.

Vinculación a Tareas Operativas: Aunque no todas las tareas requieren estar asociadas a un cliente específico, en muchos casos es fundamental. Por ejemplo, cuando un técnico debe realizar una reparación o mantenimiento en las instalaciones de un cliente, el módulo permite vincular la tarea a esa ubicación en particular, proporcionando georreferenciación y otros detalles relevantes para la ejecución.

Flexibilidad:

• El módulo es opcional en las tareas, ya que no todas las operaciones necesitan asociarse a un cliente
• Algunas tareas pueden ser internas o generales y no requieren esta relación

Objetivo

Configurar y gestionar la información de los clientes y sus ubicaciones geográficas.

Proceso:

1. Acceda al módulo de Clientes
2. Haga clic en Nuevo
3. Complete los campos:
   • Estado: activo o inactivo. Por defecto, activo
   • Código: número de identificación fiscal o nomenclatura propia (ej: 001). Opcional
   • Nombre Cliente: nombre del cliente (ej: ACMIC). Obligatorio
   • Usuario Asignado y Usuarios compartidos: usuarios responsables del cliente. Opcionales
   • País y Ciudad: obligatorios. Departamento: opcional
   • Ubicación geográfica cliente: activa por defecto. Consulte Asignar Ubicación Geográfica
   • Datos adicionales dirección, Código Postal y Código DVP: opcionales
   • Campos personalizados del cliente, si la cuenta los tiene configurados en Campos dinámicos
4. Haga clic en Guardar

Proceso:

1. Al crear o editar el cliente, la opción Ubicación geografica cliente aparece activa por defecto
2. Escriba la dirección en el campo de búsqueda y haga clic en Buscar
3. El sistema genera automáticamente las coordenadas GPS

Importante: si la opción está activa, debe relacionar una ubicación para poder guardar el cliente. Si no la necesita, desactívela; en ese caso aparece el campo Dirección para escribirla manualmente.

Funcionalidad:

• Permite georreferenciar la ubicación exacta del cliente
• Facilita la asignación de tareas con ubicación específica
• Mejora la planificación de rutas para técnicos en campo

Proceso:

1. Localice el cliente en la lista
2. Haga clic en Acciones y seleccione Editar
3. Modifique los campos necesarios, incluida la ubicación geográfica
4. Haga clic en Guardar

En el menú Acciones también está la opción Resincronizar con HubSpot, para cuentas con la integración de HubSpot.

Proceso:

1. Localice el cliente en la lista
2. Haga clic en Acciones y seleccione Eliminar
3. Confirme la eliminación

Acciones en lote: para varios clientes a la vez, haga clic en Seleccionar, marque los clientes, elija en Acciones en lote la opción Reasignar, Sincronizar con HubSpot o Eliminar, y haga clic en Aplicar.

Consideraciones:

• La eliminación afectará las referencias en tareas asociadas
• Considere inactivar el cliente en lugar de eliminarlo si tiene historial de tareas

Proceso:

1. Al crear o editar el cliente, seleccione en Usuario Asignado el usuario responsable
2. Si otros usuarios también deben trabajar con el cliente, agréguelos en Usuarios compartidos
3. Haga clic en Guardar

Solo aparecen usuarios registrados en CheckOP. El formulario indica que el usuario asignado debe existir en HubSpot con el mismo correo.

Funcionalidad:

• Permite definir responsabilidad sobre cuentas específicas
• Facilita la organización por territorios o especialidades
• El filtro Usuario (responsable o compartido) muestra los clientes de cada usuario
• Para cambiar el responsable de varios clientes, use Seleccionar > Acciones en lote > Reasignar

Proceso:

1. Acceda al módulo de Clientes
2. Seleccione Opciones > Importar registros
3. Descargue la plantilla de Excel proporcionada
4. Complete la plantilla con la siguiente información:

Campos de la Plantilla:

• Código Cliente (opcional): NIT, documento o código propio
• Nombre Cliente (obligatorio)
• País (obligatorio)
• Departamento / Estado (opcional)
• Ciudad (obligatorio)
• Dirección y Datos adicionales dirección (opcionales)
• Usuario asignado (opcional): correo de un usuario existente
• Latitud y Longitud (opcionales): en formato texto y con las coordenadas exactas (ej: 4.86436 y -74.04347)
• Código postal y Código DVP (opcionales)
• HubSpot ID (opcional): identificador del cliente en HubSpot
• Usuarios compartidos (opcional): correos separados por punto y coma (;)
• Campos dinámicos (opcionales): una columna por campo, en el orden en que están creados. En campos de selección, use una opción válida

Obtención de Coordenadas GPS:

1. Vaya a Google Maps
2. Localice la dirección del cliente
3. Haga clic derecho sobre la ubicación exacta
4. Seleccione las coordenadas que aparecen
5. Copie la latitud (primer número) y longitud (segundo número)
6. Ingrese estos valores en las columnas correspondientes de la plantilla

Carga del Archivo:

1. Guarde la plantilla completada
2. Use el botón "Cargar datos"
3. Seleccione el archivo de Excel
4. Confirme la importación

Validaciones:

• El sistema no permitirá la importación si hay errores en campos requeridos
• Los emails de usuarios asignados deben existir en el sistema
• Si hay fallas, el sistema mostrará exactamente qué registros tienen problemas

Para modificar clientes existentes en bloque, haga clic en Opciones > Actualizar registros y descargue la plantilla. Es similar a la de importación, pero incluye la columna UUID, obligatoria, que identifica a cada cliente en CheckOP.

En la actualización, una celda vacía en Usuarios compartidos quita los usuarios compartidos del cliente.

En Opciones > Cargas puede consultar el historial de importaciones y actualizaciones masivas, con la fecha, el tipo, el usuario, el número de registros y el estado de cada carga.

Activación de Vista de Mapa:

1. En el módulo de Clientes
2. Active la opción "Vista de mapa"
3. Se mostrará un mapa con las ubicaciones de todos los clientes georreferenciados

Funcionalidades del Mapa:

• Filtros aplicables: Los filtros del listado también se aplican al mapa
• Información por cliente: Al pasar el mouse sobre un marcador se muestra:
  • Título del cliente
  • Número de identificación
  • Detalles del cliente
  • Status (activo/inactivo)
• Navegación: Opción "Cómo llegar" que abre Google Maps con la ubicación
• Controles: Ampliar, disminuir, limpiar filtros del mapa

Códigos de Color:

• Puntos verdes: Clientes activos
• Otros colores: Clientes inactivos

Opciones de filtrado (panel Filtros):

• Estado: clientes activos o inactivos
• Sincronización con HubSpot
• Usuario (responsable o compartido): clientes de un usuario específico
• Ordenar Por
• Datos base: país, departamento, ciudad, dirección, datos adicionales de dirección, código postal y código DVP
• Campos personalizados: los que tengan activa la opción Agregar a los filtros del módulo en Campos dinámicos

Búsqueda general: escriba en el buscador y presione Enter. La búsqueda no incluye campos personalizados; para filtrar por ellos, use el panel de filtros.

Funcionalidad en mapa:

• Los filtros aplicados se reflejan también en la vista de mapa
• Solo se mostrarán los marcadores de clientes que cumplan con los criterios seleccionados